Kaikki saman katon alla

Piiri

Metsästäjäliitto

Satakunnan piirin tietosuojaseloste:

Tietosuojaseloste

Suomen Metsästäjäliiton Satakunnan piirin jäsenten henkilötietojen käsittely

 

Tietojenkäsittely pähkinänkuoressa

  • Piiri käsittelee jäsenistön henkilötietoja yhdistystoiminnan ylläpitämiseksi, tapahtumien järjestämiseksi ja yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi.
  • Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti jäsenseuralta tai jäseneltä itseltään.
  • Piiri käsittelee vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeellisia Piirin määrittelemiä käyttötarkoituksia varten.
  • Henkilötietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen Metsästäjäliitolle, joka tarvitsee tietoa jäsenyhdistysten ja Piirin jäsenien vahvistamiseksi sekä tarjoaa Piirin jäsenille jäsenetuja ja -palveluita. Suomen Metsästäjäliitto voi käsitellä henkilötietojasi myös suoramarkkinoinnin lähettämiseksi lainsäädännön sallimilla tavoilla.
  • Vain niillä Piirin edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy henkilötietoihin.
  • Jäsen eli rekisteröity voi itse vaikuttaa siihen, miten Piiri käsittelee jäsenen henkilötietoja. Tässä selosteessa kerrotaan rekisteröityjen oikeuksista ja siitä, miten oikeuksia voi käyttää.
  1. Rekisterinpitäjä

 

Suomen Metsästäjäliiton Satakunnan piiri Y-tunnus 1110421-9

Osoite: Maijalantie 21, 32700 Huittinen

  1. YhteysTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA

 

Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot:

 

Toiminnanjohtaja Helena Manninen

helena.manninenatmetsastajaliitto.fi

050-5502806

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

                                                                       

Jäsenluettelon pakolliset tiedot Piirin ja jäsenseurojen henkilöjäsenistä:

  • Nimi
  • Kotipaikkakunta

 

Edellä mainittujen perustietojen antaminen Piirille on välttämätöntä, lakisääteisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi.

 

Piirin toimintaan ja piiriin kuuluvien jäsenyhdistysten toimintaan liittyvät tiedot:

  • Jäsenen yksilöintitiedot:
    • postiosoite (jäsenen valinnan mukaan työpaikalle tai kotiin)
    • kotimaa
    • puhelin- ja/tai matkapuhelinnumero
    • sähköpostiosoite
    • sukupuoli
    • syntymäaika
    • jäsennumero
    • jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
  • Tiedot jäsenen saamista etuuksista kuten Jahti-lehdestä ja Digi-Jahdista
  • Vastaukset mahdollisesti järjestettyihin jäsenkyselyihin
  • Jäsenen erityistehtävät ja roolit sekä saadut ansiomerkit Piirissä ja jäsenseurassa
  • Tiedot jäsenen osallistumisesta Suomen Metsästäjäliiton kilpailuihin, tapahtumiin ja koulutuksiin
  • Jäsenmaksuihin liittyvät tiedot
  • Jäsenen suoramarkkinointikielto tai –suostumus
  • Jäsenen tietojenluovutuskielto tai -suostumus

Jäsenseurojen edustajien tiedot

  • Nimi
  • Yhteystiedot
  • Jäsenseura
  • Jäsenen erityistehtävät ja roolit jäsenseurassa ja Piirissä
  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

 

Jäsenten henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:

  • Jäsenluettelon ylläpitäminen
  • Tapahtumien järjestäminen
  • Jäsenmaksujen käsittely
  • Kunniamerkkien myöntäminen
  • Mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
  • Yhteydenpito ja viestintä
  • Markkinointitarkoitukset
  • Yhdistyksen toiminnan yleinen kehitystyö
  1. KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET
    1. Lakisääteinen velvoite

Piiri käsittelee jäsenen henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, muun muassa silloin, kun Piiri laatii jäsenistä yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon.

    1. Oikeutettu etu

Piirin oikeus käsitellä rekisteröidyn eli jäsenen henkilötietoja perustuu osin Piirin henkilöjäsenyyden tai seurajäsenyyden synnyttämään oikeutettuun etuun tai jäsenseuran edustajana toimimisen kohdalla jäsenseuran jäsenyyden synnyttämään oikeutettuun etuun.

 

Jäsenen voi kohtuudella olettaa tietävän, että Piiri käsittelee hänen henkilötietojaan yhdistystoiminnan yhteydessä. Piiri on tehnyt intressipunninnan, jonka perusteella Piiri on todennut, että jäsenien perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Piirin oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja jäsenyyden perusteella.

Jäsenellä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Piirin oikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa Piiri arvioi, onko henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää jäsenen oikeudet ja edut. Jäsenen oikeuksista kerrotaan tarkemmin täällä.

 

    1. Sopimus

Piiri käsittelee henkilötietoja myös sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi silloin, kun jäsen ilmoittautuu tapahtumaan ja tekee Piirin kanssa sopimuksen hyväksymällä tapahtuman ehdot.

    1. Suostumus

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella siinä määrin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi, jos jäseneltä pyydetään suostumus sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseksi, taikka jäsenen kuva tai muita tietoja lisätään Piirin verkkosivuille.

  1. henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

 

Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

 

Tietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen Metsästäjäliitolle, joka tarvitsee tietoa jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä liiton jäsenyyteen liittyvien etujen ja palvelujen tarjoamiseksi sekä viestinnän ja markkinoinnin lähettämiseksi. Suomen Metsästäjäliitto luovuttaa ajoittain jäsenen henkilötietoja edelleen yhteistyökumppaneille, jotka tarjoavat Suomen Metsästäjäliiton jäsenyyteen perustuvia etuja ja palveluita, kuten vakuutusyhtiölle ja polttoainealennuksen myöntäneelle huoltoasemaketjulle ja muille nykyisille ja tuleville yhteistyökumppaneille.

 

Suomen Metsästäjäliitto voi ajoittain luovuttaa markkinointiluvan antaneen jäsenen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle metsästykseen ja muuhun Yhdistyksen toimintaan liittyviin markkinointitarkoituksiin.

 

Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun:

  • Suomen Metsästäjäliitolle nettijäsenrekisterin ylläpitämiseksi
  • IT-palveluiden toimittajille
  • Tilitoimisto Tilipym Oy/ Päivi Ylimattila / Huittinen/ verotilin ylläpito, kirjanpito
  1. Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

 

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Piirin lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

 

Piiri säilyttää jäsenien henkilötietoja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenien henkilötietoja säilytetään 6 kuukauden ajan jäsenyyden päättymisestä.

 

Tämänkin jälkeen Piiri säilyttää kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja 6 vuoden ajan tilikauden päättymisestä.

 

Piiri säilyttää tiettyjä jäsenten perustietoja (nimi, kotipaikka, jäsenyyden alku- ja päättymisvuosi ja kunniamerkit) pysyvästi Piirin historiikin laatimiseksi. Entinen jäsen voi kuitenkin vastustaa tai rajoittaa tällaisten tietojen käsittelyä.

  1. Rekisteröidyn oikeudet: Miten jäsen voi vaikuttaa tietojen käsittelyyn?

 

Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä [sähköpostiosoite].  Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti Piirin kohdassa 2 viitatulle yhteyshenkilölle, Piirin puheenjohtajalle tai Piirin toiminnanjohtajalle.

 

Yhdistys voi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.

    1. Oikeus saada pääsy tietoihin

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada Piiriltä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

 

Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan saada pääsy tietoihin, Piiri toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Piiri voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

    1. Oikeus tietojen oikaisemiseen

 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Piiriä oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla Piirille lisäselvitystä postitse tai sähköpostitse.

    1. Oikeus tietojen poistamiseen

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada Piiri poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
  • Piiri on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava Piiriin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
    1. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

 

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Piiri rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:

  • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
  • Piiri käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
  • Piiri ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
  • rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö Piirin oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.
    1. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada Piirille toimittamat henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

  • käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

    1. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

 

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.

    1. Oikeus peruuttaa suostumus

 

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.

  1. oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.

  1. Mistä henkilötiedot on saatu

 

Piiri kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään sekä Piirin jäsenseuroilta. Lisäksi henkilötietoja päivitetään Postin tai viranomaisten ilmoittamien osoitemuutosten sekä Suomen Metsästäjäliiton muutosten perusteella silloin, kun jäsen on esittänyt päivitys- tai muutospyynnön Suomen Metsästäjäliitolle.

  1. Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus

 

Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.

 

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

 

Ainoastaan niillä Piirin edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy Piirin käsittelemiin henkilötietoihin.